Por definición formal un proyecto es un esfuerzo temporal para lograr un resultado estratégico. Básicamente son las píldoras en las que una organización dosifica su visión. Una de las cuestiones que más fuertemente impactan en esa visión son los factores ambientales, el contexto en el cual se desarrollan los proyectos. Para los próximos meses es muy probable que, como efecto del post COVID, encontremos a las organizaciones afectadas por los siguientes factores: 1) Recursos reducidos, 2) aumento en competencia del sector, 3) mayor aversión al riesgo, y 4) visión negativa a corto plazo.
Esto nos lleva a reflexionar sobre consideraciones que deberemos atender al momento de gestionar nuevos proyectos, podemos pensar en un decálogo:
1-Asociar los proyectos con objetivos de corto plazo con entregables tangibles: si el entregable final es muy complejo, es mejor descomponer el proyecto en fases o múltiples proyectos relacionados. El sponsor y otros interesados clave necesitan ver valor con claridad e inmediatez. No es buen momento para pensar en grandes proyectos.
2-Clara alineación estratégica: desde el primero al último de los participantes deben tener claro para qué se lleva adelante el proyecto a fin de colaborar en el mantenimiento de su curso. Los márgenes de tolerancia a desvíos serán muy acotados.
3-El retorno como eje de comunicación: durante los próximos meses deberemos ser especialmente proactivos para explicar, en todo momento, cómo el resultado de nuestro proyecto aportará valor económico o social dependiendo del tipo de organización. La escasez de recursos genera un costo de oportunidad que cuestionará de manera recurrente la continuidad de los proyectos durante su ciclo de vida… y deberemos tener argumentos muy concretos para defenderlos.
4-Alto foco en gestión de riesgos, más que nunca deberemos pensar en todas las oportunidades y amenazas que pueden acontecer y establecer mecanismos para potenciar las primeras y atenuar las segundas, no hay margen para improvisación o mostrar incertidumbre, como explicamos aumentó la aversión al riesgo.
5-Propiedad del proyecto, el responsable del proyecto deberá ser consiente que gran parte del éxito va a depender solo de lo que él haga. No es momento de esperar grandes aportes de la estructura organizacional, la misma estará enfocada en sostener el día a día operativo y los proyectos pasan a segundo plano en situaciones de crisis.
6-Enfocarse en el talento, ante el escenario planteado el responsable de un proyecto dispondrá de menos tiempo para el desarrollo de sus recursos. Por eso deberá enfocarse principalmente en quienes mayor talento posean, para ellos deberá presentar una propuesta de valor diferenciada.
7-Noción de realidad y optimismo, no es momento de mostrar grandilocuencia pero tampoco debemos dejar que la dificultad contamine el clima de trabajo del proyecto. Es un adecuado balance entre ser realista, con metas realizables en un corto plazo pero pensando en que se puede lograr algo valioso.
8-Profundizar la gestión de interesados. Los niveles de sensibilidad sociales aumentaron, hemos pasado por situaciones difíciles. Es esperable que se requiera mayor comunicación y contención de lo habitual y deberemos dedicar tiempo y energía a ello para asegurar que nuestros proyectos prosperen.
9-Dinámica virtualizada, el teletrabajo y los equipos remotos son parte de la realidad laboral, los proyectos deberán contemplarlos como algo recurrente al momento de estructurar sus día a día.
10-Control de cambios claro y flexible, la coyuntura será particularmente volátil, con reacomodamiento permanente. Establecer un mecanismo claro para impactar cambios en el proyecto es fundamental para ordenar y disminuir la incertidumbre.
Será una oportunidad muy grande para generar valor a través de los proyectos, posicionando a sus responsables como artífices de la transformación de las organizaciones.
Gabriel Romano, PMP.
Docente
