El uso del presupuesto como herramienta de control financiero en tiempos de crisis

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Por Christian Oswaldo Morán

Durante los meses críticos de la pandemia, una situación que pudo incidir en los hogares, fue la preocupación por la incertidumbre, una incertidumbre que tenía muchas dimensiones, salud, trabajo, educación, alimentos y muy probablemente algunas otras más, de seguro que esta preocupación en los hogares fue compartida por muchos actores de la economía ecuatoriana.

La incertidumbre se fundamentaba sobre cómo sería la organización, la gestión y administración de 4 temas puntuales: 1) Ingresos 2) egresos 3) La interacción de los dos primeros en el tiempo 4) Los cambios que puedan generarse de la interacción de los ingresos y egresos en el tiempo, es decir, la sensibilidad o cambios en cualquiera de los dos (ingresos y egresos).

Una respuesta a esta incertidumbre pude ser, que se convirtió en un reto, que todos los miembros del núcleo familiar lleguen a un acuerdo de que se debe realizar un plan que garantice que las necesidades básicas de todos los miembros del equipo familiar sean satisfechas. En donde se recomienda el replanteamiento del “Presupuesto familiar”. De tal forma que los objetivos familiares puedan llegar a cumplirse por lo menos, mientras el confinamiento y restricciones se encuentren vigentes.

Es así que, planificamos y gestionamos los ingresos y egresos de la familia como si atravesáramos una economía “guerra” (y la situación a nivel global no distaba mucho de serlo). 

Esta incertidumbre no sólo se dio en la familia, sino también, en todo el conglomerado nacional e internacional, donde la volatilidad por la especulación y caída de precios principales indicadores financieros era una dinámica de todos los días.

Entonces, la herramienta que ayuda a planificar los recursos es el “presupuesto”, el cual se lo debe considerar como una herramienta de gestión, de planificación y de proyección, en donde los usuarios del mismo pueden cuantificar las previsiones que tengan las empresas, las familias o el estado.

El tiempo, los recursos económicos y financieros son limitados, tal cual de importante la administración del presupuesto del hogar, lo es también, para las empresas que encuentran en el presupuesto una herramienta de ayuda para un óptimo desempeño y empleo de los recursos presentes y futuros. Para la empresa, el conocer los recursos que van a ingresar y en lo que se va a gastar, optimiza todas las operaciones que debe realizar.

Muchas personas en diferentes posiciones de la empresa podemos pensar que el desarrollador del presupuesto va a restringir inversiones, operaciones, o márgenes de maniobra, sin embargo, no es así, de seguro, el responsable de desarrollar el presupuesto busca algunas o todas estas situaciones a continuación: 

1) Organizar los recursos financieros.

2) Buscar puntos de referencias.

3) Medir la calidad y la periodicidad de los gastos y por supuesto, los gastos innecesarios.

4) Medir la periodicidad de los ingresos y la optimización de los mismos.

5) Minimizar riesgos al medir las volatilidades y sensibilidades.

6) Medir los resultados y si lo objetivos de la empresa se han cumplido.

7) Establecer prioridades de corto, mediano y largo plazo.

8) Planeación integral.

9) Mejorar la competitividad de la empresa.

10) Prioriza áreas que requieren atención, recursos y acciones correctivas.

La buena planeación y ejecución presupuestal genera valor agregado porque muestra con anticipación los ingresos, los gastos en determinados momentos futuros de la empresa lo cual permite organizar el plan de acción a tomar, comparando lo presupuestado inicialmente frente a lo ejecutado realmente.

Para hacer un presupuesto, los criterios a seguir son:

  1. Tener los objetivos de desarrollo de la empresa claros.
  2. Tener aprobación de directivos.
  3. Compartir el presupuesto al grupo de interés.
  4. Estimar correctamente los ingresos e ingresos.
  5. Estimar las sensibilidades, escenarios y volatilidades del presupuesto.
  6. Ejecutar coordinadamente la ejecución presupuestal.
  7. Dirigir y evaluar.

Por supuesto, si no cumplimos con alguna de estas etapas muy probablemente no se cumplirán los objetivos de desarrollo previstos por la empresa y de hecho, de aquí, puede partir el hecho de que el presupuesto tiene limitaciones y una de la más grande es la mala presupuestación, es decir, no considerar las desviaciones de los ingresos e ingresos, ni que los objetivos planteados puedan ser medibles ni referenciales

¿Cómo saber que nuestro presupuesto se ejecuta correctamente y que fue exitosa la administración del mismo?, pues si generó valor para la empresa, el presupuesto cumplió su objetivo.

Entonces, no importa si al final nos enfrentamos con una economía familiar o una empresarial, tener una herramienta que nos ayude a organizar, gestionar y administrar nuestros recursos financieros es imprescindible, sobre todo en tiempos de crisis, en estos tiempos en donde nos replanteamos objetivos y metas, en donde la planificación y la optimización son elementales, El uso del presupuesto como herramienta de control financiero es recomendable. 

Como recomendación podría añadir que, si usted antes no presupuestaba sus ingresos y gastos, es hora de hacerlo y empezar hoy que comienza un mes y el segundo semestre del año.

Lecturas recomendadas:

Lawrence Gitman, (2013). Principios de administración financiera.

James C. VanHorne, (2010). Fundamentos de administración financiera

Ross, Westerfield, Jaffe, (2012). Finanzas corporativas

Diaz, Parra, López, (2012). Presupuestos, enfoque para la planeación financiera

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