La UNIVERSIDAD PARTICULAR DE ESPECIALIDADES ESPIRITU SANTO – UEES expresa su compromiso con el cumplimiento del marco legal vigente y en específico con los lineamientos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales – en adelante LOPDP- publicada en el Quinto Suplemento del Registro Oficial No.459 de fecha 26 de mayo de 2021, su reglamento – en adelante RLOPDP- contenido en el Decreto Ejecutivo 904 del 6 de noviembre de 2023 y demás normas que regulan la materia acerca del adecuado tratamiento de los datos personales, entendido como la manera en que se efectúa la recolección, el manejo, el uso, el tratamiento, el almacenamiento y el intercambio de datos personales; en consecuencia, establece la presente Política de Tratamiento de los Datos Personales.
Razón Social: Universidad Particular de Especialidades Espíritu Santo (UEES)
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Dirección: Av Samborondon 320 Sector La Puntilla, Samborondón, Guayas, Ecuador
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La UEES busca garantizar la protección efectiva de los datos personales de los cuales es responsable por su tratamiento, respetando lo previsto en la LOPDP, el RLOPDP y demás normas que lo modifiquen o adicionen.
Esta política se encuentra regulada por la legislación ecuatoriana y, en particular, por la Constitución de la República del Ecuador, la LOPDP el RLOPDP y demás normativa secundaria aplicable que les complementen o adicionen.
El artículo 66 numeral 19 de la Constitución de la República del Ecuador reconoce y garantiza a las personas el derecho a la protección de los datos con carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección, estableciendo que para su recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión es necesaria la autorización del titular o en su defecto el mandato de ley.
Para la UEES cuya actividad económica principal es la educación de tercer nivel, destinada a la formación básica en una disciplina o a la capacitación para el ejercicio de una profesión (corresponden a este nivel el grado de licenciado y los títulos profesionales universitarios o politécnicos, que son equivalentes, incluido las actividades de escuelas de artes interpretativas que imparten enseñanza superior, así como los estudios de postgrado) resulta necesario entre otras actividades, recolectar, almacenar, usar, transferir, comunicar, entregar a terceros y demás personas vinculadas o relacionadas con el objeto social y misional y los efectos contractuales en los que se vea involucrado.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para nuestra Universidad, sus directivos, estudiantes, trabajadores, contratistas y terceros que obren en nuestro nombre.
Todos los directivos, cuerpo docente, trabajadores y terceros que obren en nuestro nombre, observaremos y respetaremos estas políticas en el cumplimiento de nuestras funciones.
Para el desarrollo de este documento se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
En caso de existir definición de alguno de estos términos en una norma jurídica posterior, se estará a dicha definición.
En desarrollo de nuestra gestión entendemos y aplicamos los siguientes principios establecidos en la LOPDP:
Conocemos y aceptamos que dichos principios pueden ser desarrollados en su contenido y alcance tanto por las normas jurídicas, como por las actuaciones de la autoridad competente, como por la jurisprudencia.
Haremos un tratamiento legítimo y lícito con el cumplimiento de alguna de las condiciones fijadas en la LOPDP y en el RLOPDP, así como en todas las normas que lo modifiquen y adicionen.
Hemos definido los datos que administramos, entre ellos los de identificación, contacto y de salud, así como las actividades que desarrollamos con dichos datos, en particular en su recepción, uso, conservación y disposición para los fines propios de la gestión administrativa.
En desarrollo de nuestra actividad, recibimos información de personas naturales que tienen la calidad de aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, trabajadores, empleados, ex-empleados, proveedores o contratistas, o de cualquier persona que tuviere establecida o establezca una relación permanente u ocasional, para lo cual el tratamiento se realizará en el marco legal y en virtud de nuestra condición de Institución de Educación Superior. Los datos tratados serán exclusivamente aquellos necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión.
Podremos eventualmente contratar terceros para el desarrollo de actividades específicas que pueden incluir el tratamiento de datos personales. En este caso, el encargado deberá cumplir con las obligaciones definidas en la LOPDP y en el RLOPDP, contar con apoderado especial en el Ecuador residente en el país, en caso de que su domicilio no sea en el territorio nacional, y en general cumplir con las obligaciones las establecidas en los contratos de acceso de información personal y esta Política de Tratamiento de datos personales. Así mismo, podrá, dicho encargado, transferir los datos personales a los terceros necesarios para llevar a cabo las finalidades descritas en esta política. Esto incluye la transferencia a otros países.
Los profesionales de la salud que trabajen con nosotros o presten sus servicios a la UEES pueden recolectar y tratar los datos relativos a la salud de sus pacientes que estén o hubiesen estado bajo tratamiento de aquellos, siempre y cuando se cumpla con lo previsto en la LOPDP, en la legislación especializada sobre la materia y demás normativa dictada por la Autoridad de Protección de Datos Personales en coordinación con la autoridad sanitaria nacional.
Los responsables y encargados del tratamiento de datos, así como el Delegado de Protección de Datos y todas las personas que intervengan en cualquier fase de este, están sujetos al deber de confidencialidad y secreto profesional que se mantendrá aun cuando finalice la relación con la UEES o el encargado; garantizarán una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas organizativas apropiadas.
En la UEES cumpliremos con los estándares de anonimización de los datos de acuerdo con lo que para el efecto sea reglamentado por la autoridad competente y en todo caso obteniendo las autorizaciones pertinentes para el efecto de acuerdo con lo previsto en la LOPDP su reglamento y demás normas complementarias.
Recolectaremos, almacenaremos y trataremos datos sensibles relacionados con los empleados y sus familias, necesarios para afiliarlos al Sistema Nacional de Seguridad Social. Así mismo, recolectaremos datos biométricos tales como huellas dactilares para la identificación; imágenes y videos mediante cámaras de video vigilancia, con el fin de brindar seguridad a los estudiantes, empleados y visitantes y a las instalaciones de la Universidad, previo consentimiento. Al ser datos personales sensibles, el consentimiento para su tratamiento no es obligatorio para el titular.
En los demás casos en los que por el desarrollo de nuestra actividad sea necesario el tratamiento de datos personales de carácter sensible, se requerirá el consentimiento previo, donde se especifique el tipo de dato sensible y la finalidad del tratamiento.
No realizamos tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, diferente al que realizamos respecto de los estudiantes en tal condición de menores de edad y los hijos de los empleados quienes autorizan dicho tratamiento.
En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes observaremos las siguientes directrices:
Trataremos datos destinados a informar sobre la solvencia patrimonial o crediticia, incluyendo aquellos relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones de carácter comercial o crediticia que permitan evaluar la conducta comercial o la capacidad de pago del titular de los datos, en aquellos casos en que los mismos sean obtenidos de fuentes de acceso público o procedentes de informaciones facilitadas por el acreedor titular. Únicamente serán utilizados para esa finalidad de análisis y no serán comunicados o difundidos, ni podrán tener cualquier finalidad secundaria. Cumpliremos con las regulaciones y disposiciones que para el efecto expidan la Junta de Política y Regulación Financiera y la Superintendencia de Bancos o cualquier autoridad con competencia para el efecto.
Las finalidades de la obtención de datos por parte de la UEES se enmarcan en el desarrollo del objeto social así:
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
El personal de la UEES que, para el correcto desarrollo de su labor, acceda a datos personales, tendrá el deber estricto de guardar el necesario secreto respecto de cualquier tipo de información personal, incluso una vez concluida la relación laboral con la UEES, así como de abstenerse de introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección sin la debida autorización del titular de los datos, de su jefe inmediato o del Delegado de Protección de Datos.
El personal deberá comunicar al Delegado de Protección de Datos las incidencias de seguridad de las que tenga conocimiento y que puedan afectar las bases de datos, soportes o documentos que contengan información personal.
Como titular de los datos personales de acuerdo con la LOPDP asisten los siguientes derechos:
Los derechos de rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación y portabilidad no proceden en los siguientes casos:
Como responsables del tratamiento de datos personales debemos, cumplir con las siguientes obligaciones de conformidad con lo previsto en la LOPDP y el RLOPDP:
Nuestro compromiso es tratar y comunicar datos personales únicamente cuando contemos con la manifestación de la voluntad del titular para hacerlo, para lo cual el consentimiento será válido, cuando de manera indubitada la manifestación de la voluntad sea:
Adicionalmente nos aseguraremos desde la UEES de informar detalladamente los tipos de tratamiento, las finalidades del mismo, el tiempo de conservación, las medidas de protección que adoptaremos sobre los datos, las consecuencias de la entrega, entro otros.
La UEES no entenderá por consentimiento el silencio o la inacción del titular de los datos.
Podemos tratar los datos personales sin contar con el consentimiento previo del titular cuando: i) sea necesario para proteger intereses vitales del interesado, si este no está capacitado, física o jurídicamente, para dar su consentimiento; (ii) o sea necesario para fines de medicina preventiva o laboral, evaluación de la capacidad laboral del trabajador, diagnóstico médico, prestación de asistencia o tratamiento de tipo sanitario o social, o gestión de los sistemas y servicios de asistencia sanitaria y social caso este en el que el tratamiento sólo se hará por un profesional sujeto a la obligación de secreto profesional, o bajo su responsabilidad y cuando (iii) el tratamiento sea necesario con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos. (iv) sea necesario por razones de interés público esencial en el ámbito de la salud y (v) sea necesario por razones de interés público en el ámbito de la salud pública.
De igual forma podremos prescindir del consentimiento del titular para la transferencia o comunicación de datos personales, cuando:
Es responsabilidad de los Titulares suministrar la información de manera veraz, íntegra, oportuna y responsable.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales. La revocatoria deberá ser solicitada por el titular mediante escrito en la dirección física de la UEES o a través del correo electrónico: “privacidad@uees.edu.ec”. No exigiremos justificación alguna al titular para el efecto, y estableceremos los mecanismos que garanticen celeridad, eficiencia, eficacia y gratuidad, así como un procedimiento sencillo, similar al proceder con el cual recabó el consentimiento. El tratamiento que llevemos a cabo antes de que el titular revoque el consentimiento es lícito. Cuando se pretenda fundar el tratamiento de los datos en el consentimiento del afectado para una pluralidad de finalidades será preciso que conste que dicho consentimiento se otorga para todas ellas.
La UEES dará respuesta a la revocatoria dentro del término previsto para la atención de requerimientos previsto en esta política, pero suspenderá el tratamiento de los datos una vez se presente la revocatoria.
Cuando el consentimiento para el tratamiento de datos de un menor de 15 años haya sido dado por su representante legal, el mismo podrá ser revocado directamente por el menor. Sin embargo el consentimiento otorgado directamente por el menor no podrá ser revocado por su representante legal.
Informaremos por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de esta política y la forma de acceder a la misma, previamente y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
El anuncio destacará la responsabilidad de los Titulares respecto de la actualización de su información para el cumplimiento óptimo de nuestros deberes.
En cualquier caso, la Política de Tratamiento de Datos Personales estará disponible en la dirección física de la UEES y publicada en la página web https://uees.edu.ec.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
Hemos establecido el rol de Delegado de Protección de Datos. De conformidad con la LOPDP y el RLOPDP este será una persona natural encargada de informar a la UEES o al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la UEES como responsable en el tratamiento de datos. Adicionalmente será responsable de la definición, implementación y seguimiento de las acciones requeridas para garantizar este derecho a los Titulares de datos personales en poder de la sociedad, de acuerdo con la regulación vigente.
Los titulares harán su solicitud para el ejercicio de sus derechos donde conste como mínimo:
Hemos dispuesto de dos (2) canales de contacto para que los Titulares ejerzan los derechos que le asisten. El primero, mediante comunicación física, a través de un escrito a la dirección física de la UEES. El segundo, por medio del correo electrónico dirigido a “privacidad@uees.edu.ec”.
El Delegado de Protección de Datos será el encargado de recibir, gestionar y dar respuesta a los requerimientos que presenten los Titulares, causahabientes o apoderados en un término de diez (10) días para contestar afirmativa o negativamente, notificar y ejecutar lo que corresponda. En caso de requerir información se allegará una solicitud al peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes. El titular deberá atender la solicitud de información adicional o aclaración dentro de los diez (10) días siguientes so pena de que sea archivado el trámite lo cual se informará oportunamente, lo que no impide la presentación de una nueva solicitud. En caso de respuesta la UEES procederá a atender el requerimiento.
Podremos transferir la información de los datos personales a terceros cuando se realice para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas de la Universidad y del destinatario, cuando la transferencia se encuentre configurada dentro de una de las causales de legitimidad establecidas en la LOPDP y el RLOPDP y cuente con el consentimiento previo del titular del dato quien debe haber sido informado de forma suficiente sobre la finalidad a que se destinarán sus datos y el tipo de actividad del tercero a quien se pretende transferir o comunicar dichos datos.
La Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la legislación vigente, la LOPDP el RLOPDP y los decretos y reglamentos que la modifiquen o adicionen.
Especialmente observaremos los siguientes lineamientos:
La UEES garantiza la implementación de los sistemas de seguridad que sean necesarios para la adecuada protección de datos personales de acuerdo con los términos previstos en la LOPDP el RLOPDP y todas aquellas normas que los modifiquen o adicionen.
La UEES en caso de presentarse un incidente que vulnere la seguridad de los datos personales notificará a la Autoridad de Protección de Datos Personales y a la Agencia de Regulación y Control de Comunicaciones siempre que la misma constituya un riesgo para los derechos y libertades de los titulares en los términos previstos en el RLOPDP.
De dicho incidente se notificará al titular en un lenguaje sencillo y los mismos términos en que se de a conocer del mismo a las autoridades, de acuerdo con lo regulado en la materia por el RLOPDP.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través del correo electrónico privacidad@uees.edu.ec y/o a través de la página web https://uees.edu.ec
Los datos se mantienen de acuerdo con los principios de conservación y finalidad según lo previsto en la Ley orgánica de Protección de Datos Personales y acorde n el artículo 8 del Reglamento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. En todo caso la UESS ajustará lo pertinente que sobre la materia regule la Autoridad de Protección de Datos.
El titular de la información mantendrá el consentimiento otorgado durante todo el tiempo que existe el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y mientras subsista alguna relación comercial, o de servicio, o de cualquier otra índole u obligación vigente con nosotros, lo cual constituirá el periodo de vigencia de los datos.
Cumplido el término legal y/o extinguidas todas las relaciones contractuales, comerciales, de servicio, o de cualquier otra índole, se procederá a la eliminación bloqueo o anonimización de los datos personales de nuestras bases de datos o archivos de acuerdo con lo previsto en la LOPDP y en su reglamento.
La UEES no eliminará tus datos personales cuando el tratamiento sea necesario por:
La presente Política rige a partir del 19 de Diciembre del 2023 – versión 1.0
